Сопровождение проекта заказчиком
При работе со сторонней организацией-интегратором очень важно правильно осуществить выбор такой организации и активно участвовать в осуществлении проекта.
Полезно учесть, что по результатам анализа неудачных проектов, причинами такого их завершения чаще всего являются:
- Недостаточно тесный контакт между интегратором и организацией-заказчиком и пассивное участие в проекте конечных пользователей. Всячески поощряйте общение между участниками проекта (во всяком случае, не препятствуйте ему): менеджеры и пользователи должны знать о выбранном направлении развития проекта. Постоянные консультации помогут избежать досадных недоразумений.
- Недостаточно четкая постановка задачи. Один из основных источников недоразумений между корпоративными менеджерами и разработчиками решений по организации бизнеса состоит в том, что они по-разному понимают то, к чему следует стремиться. Четкое определение задач в самом начале - например, на этапе анализа требований - позволяет избежать последующих взаимных обвинений в недобросовестности.
- Плохо составленный проект.
- Поверхностное руководство, оставляющее неясными вопросы относительно оценки этапов проекта. Определите цели на каждом из этапов, согласуйте время их выполнения (это поможет контролировать процесс реализации проекта в целом) и непременно договоритесь о критериях оценки текущих работ и четких правилах определения момента завершения проекта.
Сопровождение проекта заказчиком должно осуществляться на всех этапах проектирования, начиная от составления технического задания и заканчивая поддержкой эксплуатации системы.
Важно хорошо отслеживать временную последовательность запланированных работ. Реакция на несоответствие между запланированной и реальной датой выполнения очередного этапа должна следовать незамедлительно. Не следует ждать завершения проекта - требуйте отчета в случае поэтапных задержек немедленно.
Еженедельные встречи с системным интегратором позволят вам всегда держать руку на пульсе событий. Во время этих встреч узнавайте о ходе работ, о выполнении субподрядчиками своих договоров и, при необходимости, корректируйте планы.
Каждая встреча должна иметь свою повестку. Лучше всего начинать с подведения итогов (обязательно обратите внимание на то, как выполнялись рекомендации, данные на предыдущей встрече), а затем уже переходите к дальнейшему обсуждению возможных путей решения той или иной проблемы. Кроме того, не забывайте держать руководство в курсе еженедельных встреч; ничто так не помогает завоевать доверие и поддержку на высшем уровне, как осведомленность - проект должен находиться под пристальным вниманием и надзором.
Если в реализации проекта участвуют несколько поставщиков, то на встречах должны присутствовать представители каждого. Вряд ли стоит говорить о том, насколько важны не только совместный контроль над осуществлением проекта, но и совместное выявление потенциальных проблем, а также постоянный обмен идеями и предложениями об улучшениях.
При реализации проекта очень важна степень квалификации как сотрудников интеграционной фирмы, так и фирмы-заказчика. Причем разные фирмы-интеграторы могут по-разному относиться к наличию высокой квалификации у сотрудников, сопровождающих проект со стороны заказчика.
Для "слабого" интегратора ответ на поставленный вопрос очевиден - для него хорош только тот заказчик, который не разбирается в сути проблемы и готов довольствоваться любым решением, лишь бы оно было не очень дорогим и немного работало. Не нужен квалифицированный заказчик и той фирме-однодневке, для которой весьма соблазнительным кажется "впарить" клиенту самое дорогое оборудование, которое есть у него на складе.
Для "сильного" интегратора ответ на этот вопрос требует более тщательного обдумывания, и здесь полезным оказывается деление заказчиков по уровню квалификации на три группы. В первую группу входят заказчики, квалифицированные "на самом деле", то есть такие, квалификация которых признается и системными интеграторами. Вторую группу составляют заказчики, которые сами считают себя квалифицированными, но интеграторы сильно в этом сомневаются.
И, наконец, к третьей группе относятся заказчики, которые абсолютно не претендуют на роль сетевых специалистов и дают интегратору "карт-бланш".
Для сильного интегратора работа с действительно квалифицированным заказчиком имеет много преимуществ:
- Работая с грамотным заказчиком, интегратору легче обосновать необходимость неочевидных, но благоприятно влияющих на качество проекта затрат. К таким затратам можно отнести, например, затраты на предпроектное обследование системы, очень кропотливую работу, стоящую на Западе больших денег, а у нас выполняемую редко. Другим примером служат затраты на реализацию не основных, а вспомогательных функций системы, например, обеспечивающих повышенную отказоустойчивость. Неспециалисту трудно объяснить, зачем, приобретая модульный концентратор стоимостью в несколько десятков тысяч долларов, желательно купить еще и программу управления им примерно такой же стоимости - "Ведь он же и без этой программы нормально работает?" Или же доказать, в чем состоят преимущества интеллектуального маршрутизатора перед коммутирующим на лету мостом - "Когда еще этот broadcast-шторм произойдет, может их вообще не бывает, а это только выдумки для накрутки цены?"
- При сравнении разных проектных вариантов у грамотного заказчика помимо стоимости и красоты оформления технических предложений имеются и другие, более объективные, критерии оценки. В случае проведения таким заказчиком тендера, у сильного интегратора появляются хорошие шансы на победу, так как оценка предложений выполняется квалифицированными специалистами.
- Профессионально подготовленный заказчик чаще всего принимает непосредственное участие во всех этапах процесса проектирования - от разработки технического задания до тестирования системы. Отсюда проистекает несколько положительных моментов для интегратора. Во-первых, упрощается работа по постановке задачи, так как никто лучше сотрудников предприятия не знает его специфических проблем, технологии выполнения деловых процедур, требований к системе конечных пользователей.
Во-вторых, при совместной работе над подробным техническим заданием, в котором намечаются конкретные пути решения задач, делится ответственность за принимаемые решения между заказчиком и интегратором. К примеру, если в техническом задании в качестве исходных данных фигурируют выделенные цифровые линии для реализации глобальных связей, то это в дальнейшем, при реализации проекта, ограждает интегратора от возможных упреков в том, что экономически выгоднее было бы для данного предприятия использовать сети общего пользования X.25. В-третьих, активный заказчик, познакомившийся со всеми тонкостями проекта, в дальнейшем успешнее эксплуатирует готовую систему, что также работает на репутацию интегратора.
Именно по этим причинам некоторые дальновидные сетевые интеграторы начали проводить различные семинары и курсы, целью которых является не столько продвижение поставляемой продукции на рынок за счет рекламы их потребительских свойств, сколько обучение своих потенциальных клиентов более фундаментальным понятиям - принципам работы оборудования, обоснованию типовых решений, анализу проектных вариантов.
Если же заказчик только мнит себя квалифицированным специалистом, то это может сильно осложнить работу интегратора - заказчик постоянно вмешивается в процесс проектирования, предлагает и навязывает нерациональные решения, которые явно приведут к неработающей или плохо работающей системе, и, соответственно, к снижению репутации интегратора. Это плохой вариант для интегратора, так как малоплодотворные дискуссии, отнимающие много времени, редко приводят к хорошему результату. Хуже может быть только заказчик-"злоумышленник". Такой заказчик подолгу ходит по разным фирмам-интеграторам, подробно обсуждая детали своего будущего проекта, эксплуатируя свою роль потенциального заказчика и "вытягивая" из интеграторов конкретные решения. В результате всей этой бурной деятельности, измучив несколько интеграторов и не заключив договора ни с одним, он собирает полученные решения в общий проект и самостоятельно пытается его реализовать.
Ясно, что решения при этом вряд ли получатся работоспособными, но для интегратора это уже не важно - заказ не состоялся.
Третий тип заказчика - это заказчик, честно признающий себя непрофессионалом в области компьютеризации и разрешающий интегратору делать все, что ему хочется для достижения поставленной цели в пределах выделенного бюджета. Такой беззаботный заказчик не мешает, но и не помогает. Интегратор должен потратить много времени на уяснение специфики организации, ее деловых целей, структуры, опрашивая конечных пользователей, оценивая трафик, анализируя приложения. При этом существует большой риск, что из-за недостатка времени не будет учтен какой-нибудь важный фактор.
Нет сомнений, что заказчику всегда желательно иметь некоторую квалификацию, и чем яснее заказчик представляет возможные пути решения своих задач, тем для него это лучше. Грамотный заказчик никогда не свяжется со слабым интегратором, так как быстро поймет, что тот из-за своего уровня просто не может решить поставленную задачу, какие бы благие намерения он не имел. Он также легко распознает квалифицированного, но недобросовестного интегратора, который, преследуя свои корыстные цели, может действовать в ущерб интересам клиента.
Но еще более важна квалификация заказчика при реализации больших проектов, выполняемых на переднем крае технологических достижений. В этом случае даже обращение к сильным интеграторам, обладающим хорошей деловой репутацией, не гарантирует отсутствия проблем.
Фирма IBMConsultingGroup изучила опыт 24 крупных американских компаний и обнаружила, что 68% проектов превысили плановые сроки, 55% превысили плановый бюджет и 88% были переделаны заново. Все эти проекты были задуманы в новой для того времени архитектуре клиент-сервер, и даже у авторитетных интеграционных фирм почти не было опыта работы с этой архитектурой. Кроме новизны, осложнить реализацию проекта могут и его масштабы. Исследовательская фирма SoftwareProductivityResearch, анализируя опыт корпораций США и Великобритании, нашла, что 24% больших программных проектов (объемом свыше 5000 условных функциональных единиц, что соответствует 500 000 операторам процедурного языка программирования) завершаются провалом.
Важным фактором, оказывающим влияние на успех проекта, является степень участия заказчика в разработке. Фирма WiilbernGroup оказывала помощь в спасении 80 сверхбольших и 400 не очень больших проектов. В большинстве неудачных проектов заказчик полностью перекладывал ответственность по принятию всех технических решений на внешнего исполнителя. Так, BankofAmerica хотел создать самую лучшую в мире сеть по управлению трастовыми операциями под названием MasterNet. Этот амбициозный проект с первоначальной стоимостью в 20 миллионов долларов был полностью доверен консультантам и внешним поставщикам. В результате, банк был вынужден отказаться от этого проекта, истратив 60 миллионов долларов. Ему пришлось свернуть почти все трастовые операции, а два высокопоставленных сотрудника, отвечавших в банке за проект, были уволены. Другим характерным примером может служить опыт фирмы WhirlpoolCorp., решившей создать сеть OneCallNet для обслуживания своих покупателей. Работы были поручены чикагскому филиалу IBM - фирме ProfessionalServicesGroup, получившей полную свободу в выборе решений. После того, как этот солидный интегратор израсходовал 20 миллионов долларов и вдвое превысил первоначальную смету, проект был еще далек от завершения и его пришлось передать другой фирме, которая и завершила его в тесном сотрудничестве с заказчиком.
Чтобы не обидеть отечественных интеграторов, ограничимся только этими, зарубежными примерами грандиозных провалов, но и они ясно показывают, что главными причинами неудач крупных проектов являются не технические просчеты, а плохое управление и отсутствие контроля со стороны заказчика за ходом проектирования. Заказчик должен отслеживать этот процесс хотя бы для того, чтобы вовремя остановить его, и принять решение о том, стоит ли продолжать задуманное, несколько скорректировав цели и средства, или же следует вовсе отказаться от проекта, пока не поздно. Очевидно, что такая ответственная роль требует от заказчика достаточно высокого уровня специальных знаний.
